งานของสำนักงานเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสารในรูปแบบใดแบบหนึ่ง เช่น การจัดทำ การจัดเก็บ การนำกลับมาใช้ การทำลายทิ้ง การลดเวลาที่ต้องเสียไปกับการจัดการเรื่องเอกสาร เมื่อเราก้าวเข้าไปในสำนักงาน นอกจากโต๊ะทำงาน เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสารแล้ว อุปกรณ์อย่างหนึ่งที่เราเห็นคุ้นตา คือ คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งแสดงความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ที่เข้ามามีบทบาทในการให้ข้อมูล หรือสารสนเทศ ช่วยทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว
ลักษณะงานสำนักงาน
1. เป็นงานบริการ หมายถึง งานที่ช่วยส่งเสริมสนับสนุนหน่วยงาน ให้มีความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน
2. เป็นงานเอกสาร หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการผลิตเอกสาร เก็บรักษาภายในหน่วยงาน
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
หมายถึง สำนักงานที่มีการจัดระบบการทำงาน และวิธีการที่ประกอบด้วยเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ ซึ่งใช้เทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารข้อมูลเป็นพื้นฐาน
คุณสมบัติของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. บันทึกข้อมูลได้หลายรูปแบบ
2. ค้นหาข้อมูลได้สะดวก
3. เป็นระบบที่ง่าย และเกี่ยวข้องกับทุกระดับ
หน้าที่ของงานสำนักงาน
1. บริการและควบคุมในการติดต่อสื่อสาร
2. จัดระบบวิธีปฏิบัติงาน และร่วมมือประสานสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น
3. รวบรวมข้อมูลข่าวสารต่างๆในส่วนที่เกี่ยวข้อง
รูปแบบของงานสำนักงาน มี 3 แบบ
1. รูปแบบรวมอำนาจ (Centralization)เป็นการทำงานที่ขึ้นตรงกับผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียว
2. รูปแบบสำนักงานแบบกระจายอำนาจ (Decentralization)เป็นการลดหลั่นอำนาจตามระดับขั้นลงไป โดยมีหัวหน้าหน่วย แต่ละหน่วยรับผิดชอบดูแล
3. รูปแบบสำนักงานแบบบูรณาการ (Integration)เป็นการผสมผสานระหว่างการรวมอำนาจ และการกระจายอำนาจ โดยแต่
ละหน่วยงานจะจัดให้หัวหน้างานปกครองดูแล สั่งการในส่วนที่รับผิดชอบและให้ขึ้นตรงต่อผู้บังคับบัญชาระดับสูงขึ้นไปตามลำดับ และมีการติดตามประเมินผลตลอดเวลา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น